Politique d'utilisation des données personnelles

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD), fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cadre de son activité, l’AARPI PROMARK AARON est amenée à traiter des données à caractère personnel.

Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que :

· le « responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, les responsables du traitement sont conjointement les cabinets PROMARK et AARON constituant l’AARPI ;

· le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels l’AARPI PROMARK AARON travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu’elle traite ;

· les « personnes concernées » : désigne les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement. Elles sont, au titre des présentes, qualifiées de « client » ou de « contact » ;

· les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des destinataires internes (ex : service de comptabilité) que des organismes extérieurs (prestataires de services supports, l’Administration judiciaire et ses auxiliaires, les instances ordinales, etc.).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

Pour satisfaire à ses besoins, l’AARPI PROMARK AARON met en œuvre et exploite des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses clients et contacts.

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de l’AARPI et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses clients et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et aux contacts de l’AARPI PROMARK AARON.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont les cabinets PROMARK et AARON constituant l’AARPI sont responsables ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».

De même, la politique ne vise pas les traitements mis en œuvre par les collaborateurs des cabinets PROMARK et AARON constituant l’AARPI dans le traitement de leur clientèle personnelle.

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l’AARPI PROMARK AARON ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par elle.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre l’AARPI et ses clients et contacts.

Aucun traitement n’est mis en œuvre par l’AARPI PROMARK AARON concernant des données de clients et contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour les services de l’AARPI PROMARK AARON ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par le biais d’une modification de la présente politique.

DONNEES NON TECHNIQUES (selon les cas d’usage) :

· Identification : nom, prénom, civilité, fonction, pseudonyme, pseudo réseaux sociaux ;

· Coordonnées : téléphone, adresse e-mail, adresse postale, fax, ;

· Photo lorsque vous accordez ce droit à l’AARPI PROMARK AARON ;

· Vie professionnelle ;

· Vie personnelle (familiale ou patrimoniale) lorsque cela est nécessaire dans le cadre du traitement d’un dossier ;

· Données bancaires si nécessaires.

DONNEES TECHNIQUES (selon les cas d’usage) :

· Données d’identification (IP) ;

· Données de connexion (logs notamment) ;

· Données relatives au consentement (clic).

Les cabinets PROMARK et AARON constituant l’AARPI ne traitent pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD, hormis celles comprises à l’article 9.2 f), autrement dit les données nécessaires « à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle ».

L’AARPI PROMARK AARON collecte les données de ses clients et de ses contacts à partir de :

· données fournies par le client dans le cadre d’un dossier confié à l’AARPI (dossier client) ;

· cartes de visite ;

· fiches ou formulaires remplis par le client (feuille d’émargement, fiche de satisfaction post conférence) ;

· inscription ou abonnement aux services en ligne de l’AARPI et, en particulier à l’espace client ;

· inscription à des évènements organisés par l’AARPI ;

· listes communiquées par les organisateurs d’évènements ou de conférences auxquelles l’AARPI participe ;

· échanges via les réseaux sociaux.

De manière exceptionnelle l'AARPI peut louer des bases de données.

Selon les cas, les cabinets PROMARK et AARON constituant l’AARPI traitent vos données pour les finalités suivantes :

· traitement des dossiers confiés à l’AARPI ;

· gestion de la relation client (GRC) ;

· gestion des événements organisés par l’AARPI (conférences, petits déjeuners, etc.) ;

· réponses aux questions qui sont posées à l’AARPI (par téléphone ou en ligne) ;

· gestion de votre espace client ;

· réponses à des appels d’offres publics ou privés ;

· envoi de newsletters, vœux et autres félicitations de la part de l’AARPI PROMARK AARON ;

· amélioration des services de l’AARPI PROMARK AARON ;

· réponses aux obligations administratives de l’AARPI PROMARK AARON ;

· réalisation de statistiques.

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Clients : exécution précontractuelle ou contractuelle ;

Contacts : intérêt légitime et lorsque la loi le requiert, consentement.

L’AARPI PROMARK AARON s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.

DESTINATAIRES INTERNES :

· Avocats ;

· Personnel non avocat ;

· Stagiaires ;

· Direction de la communication ;

· Direction informatique.

DESTINATAIRES EXTERNES :

· Prestataires ou services support (ex service de traduction, prestataire informatique, reprographie, etc.) ;

· Administration judiciaire, auxiliaires de justice, confrères, experts, mandataires, huissiers, enquêteurs, etc. ;

· Instances ordinales ;

· Administration.

La durée de conservation des données est définie par l’AARPI PROMARK AARON au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle. Elle est fixée dans le cadre de sa politique de durée de conservation.

Passés les délais fixés dans ladite politique, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usage statistique.

Il est rappelé aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que l’AARPI n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Les clients et contacts disposent d’un droit de demander à l’AARPI PROMARK AARON la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.

Les clients et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

· la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;

· la demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : AARPI PROMARK AARON, 36 rue de Penthièvre, 75008 Paris ou à l’adresse e-mail contact@promark-aaron.com.

Les clients et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de l’AARPI PROMARK AARON. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, l’AARPI pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et contacts.

Les clients et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. Ce droit ne peut en aucun cas permettre d’accéder à des documents et des pièces confiées à l’AARPI et qui sont soumises au secret professionnel.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par l’AARPI PROMARK AARON, celle-ci pourra solliciter les clients et contacts qui auront la possibilité de satisfaire à ses demandes.

L’AARPI ne pourra se voir reprocher une absence de mise à jour si le client ou le contact n’actualise pas ses données.

Le droit à l’effacement des clients et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale.

En dehors de cette situation, les clients et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

· les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;

· lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;

· la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’AARPI PROMARK AARON et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;

· la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;

· les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Les clients et contacts sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par les cabinets PROMARK et AARON constituant l’AARPI est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.

L’AARPI PROMARK AARON fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les clients ou les contacts eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par l’AARPI et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

L’AARPI PROMARK AARON ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

Les clients et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse contact@promark-aaron.com ou par courrier postal à l’adresse suivante : AARPI PROMARK AARON, 36 rue de Penthièvre, 75008 Paris, accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

Pour l’ensemble des droits mentionnés dont bénéficie le client ou le contact et conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et contacts sont informés qu’il s’agit de droits de nature individuelle qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations. Pour satisfaire à cette obligation, l’AARPI PROMARK AARON vérifie l’identité de la personne concernée.

Les clients et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, l’AARPI PROMARK AARON explique aux clients et contacts les conséquences d’une absence de réponse.

L’AARPI PROMARK AARON se voit conférer par les clients et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de l’AARPI PROMARK AARON, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive de l’AARPI PROMARK AARON (analyse d’usage, statistiques, etc.).

L’AARPI PROMARK AARON informe ses clients et contacts qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, l’AARPI PROMARK AARON s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

L’AARPI PROMARK AARON s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même. De plus, l’AARPI PROMARK AARON se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

Il appartient à l’AARPI PROMARK AARON de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

· l'utilisation de mesures de sécurité pour l’accès aux locaux (fermeture des bureaux, badges, etc.) ;

· la sécurité de l’accès auxpostes informatiques et smartphones de l’AARPI (code d’accès modifié régulièrement) ;

· login et mot de passe pour toutes les applications métiers de l’AARPI ;

· la gestion des habilitations pour l’accès aux données ;

· VPN dans le cadre des connexions à distance ;

· mot de passe pour le réseau WiFi.

Pour ce faire, l’AARPI PROMARK AARON peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’elle estimera nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.

En tout état de cause, l’AARPI PROMARK AARON s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, l’AARPI PROMARK AARON s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

En cas de violation de données à caractère personnel, l’AARPI PROMARK AARON s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, l’AARPI PROMARK AARON :

· en avisera les clients et contacts concernés ;

· communiquera aux clients et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires.

Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes

3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen défini par l’AARPI PROMARK AARON, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter l’AARPI PROMARK AARON à l’adresse suivante : contact@promark-aaron.com.

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.